HALSEL, MALUTLINE – Sekretaris Daerah (Sekda) Kabupaten Halmahera Selatan, Dr. Abdillah Kamarullah, mengingatkan seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN), baik Pegawai Negeri Sipil (PNS) maupun Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK), agar segera melengkapi dan mengunggah dokumen arsip kepegawaian melalui aplikasi Document Management System (DMS) Badan Kepegawaian Negara (BKN).
Imbauan tersebut disampaikan sebagai bagian dari upaya penataan administrasi kepegawaian berbasis digital, sekaligus memastikan seluruh dokumen ASN tersimpan secara tertib, lengkap, dan sesuai ketentuan yang berlaku.
Berdasarkan pengumuman Badan Kepegawaian dan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten Halmahera Selatan, batas akhir pengunggahan dokumen ditetapkan paling lambat 30 November 2026.
Sekda Abdillah Kamarullah menekankan pentingnya perhatian seluruh ASN terhadap kewajiban tersebut. Kelengkapan arsip kepegawaian menjadi salah satu aspek penting dalam mendukung kelancaran pelayanan administrasi serta memastikan data kepegawaian setiap pegawai terdokumentasi dengan baik.
Dalam ketentuan pengarsipan, terdapat sejumlah dokumen yang wajib dilengkapi oleh masing-masing pegawai sesuai status kepegawaiannya.
Bagi PNS, arsip utama yang harus diunggah meliputi Daftar Riwayat Hidup (DRH), Surat Perintah Melaksanakan Tugas (SPMT), SK CPNS, SK PNS, SK Golongan, SK Jabatan, riwayat pendidikan, serta riwayat diklat.
Sementara itu, bagi PPPK, dokumen utama yang harus dilengkapi antara lain DRH, SPMT, SK CPPPK, SK PPPK, dokumen kontrak atau perjanjian kerja, riwayat pendidikan, serta riwayat diklat.
Selain arsip utama, terdapat pula arsip kondisional yang perlu dilengkapi sesuai kebutuhan administrasi masing-masing pegawai, di antaranya Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) tahun 2022, 2023, dan 2024, serta dokumen Penetapan Angka Kredit (PAK) bagi pejabat fungsional.
BKPSDM Halsel juga mengingatkan agar seluruh dokumen yang diunggah benar, lengkap, terbaca dengan jelas, dan sesuai dengan arsip kepegawaian yang dimiliki.
Ancaman Penangguhan Layanan Kepegawaian
Dalam pengumuman tersebut, pemerintah daerah juga memberikan peringatan terkait konsekuensi bagi ASN yang tidak mengunggah dokumen hingga batas waktu yang telah ditentukan.
Pegawai yang tidak memenuhi kewajiban pengarsipan berpotensi mengalami penangguhan sementara layanan kepegawaian.
Layanan yang dimaksud mencakup kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, layanan cuti, hingga layanan Integrated Mutasi.
Karena itu, seluruh pimpinan organisasi perangkat daerah (OPD), kepala unit kerja, serta pejabat terkait diharapkan turut melakukan pengawasan dan memastikan setiap ASN di lingkungan kerja masing-masing menyelesaikan pengunggahan dokumen sebelum tenggat waktu.
Penataan arsip digital melalui aplikasi DMS BKN diharapkan dapat meningkatkan kualitas tata kelola administrasi kepegawaian di lingkungan Pemerintah Kabupaten Halmahera Selatan.
Dengan sistem dokumentasi yang terintegrasi, proses pencarian, pemeriksaan, dan pemanfaatan dokumen kepegawaian diharapkan menjadi lebih efektif, transparan, serta meminimalkan risiko kehilangan arsip fisik.
Pemerintah daerah mengharapkan seluruh ASN tidak menunda proses pengunggahan hingga mendekati batas akhir 30 November 2026, sehingga tidak terjadi kendala administrasi yang dapat berdampak pada pelayanan kepegawaian masing-masing pegawai. (Red)
Komentar